Document IQ - Tipps und Fehlerbehebung
🎯 Die besten Ergebnisse erzielen
Document IQ hilft Ihnen, schnell Antworten in Ihren hochgeladenen Dokumenten zu finden. Je besser Sie Ihre Dokumente organisieren und Ihre Fragen formulieren, desto nützlicher werden Ihre Antworten sein.
Diese Anleitung behandelt:
Welche Dokumenttypen am besten funktionieren - Dateiformate und Inhalte mit guter Leistung
Wie Sie effektive Fragen stellen - Erhalten Sie schneller präzise Antworten
Antworten verstehen - Quellenangaben und Konfidenzniveaus
Dokumentenorganisation - Benennung und Kategorisierung für bessere Suche
Häufige Probleme - Lösungen für wiederkehrende Probleme
📄 Bewährte Praktiken für Dokumente
Die richtige Einrichtung Ihrer Dokumentenbibliothek von Anfang an spart Zeit und verbessert die Antwortqualität.
Unterstützte Dateitypen
Dateityp | Am besten geeignet für | Hinweise |
SOPs, Handbücher, Berichte, Zertifikate | Funktioniert am besten, wenn Text auswählbar ist (keine gescannten Bilder) | |
DOCX | Verfahren, Richtlinien, Anleitungen | Ausgezeichnete Texterkennung |
TXT | Einfache Textdokumente, Notizen | Schnellste Verarbeitung |
Dokumente, die am besten funktionieren
Textbasierte PDFs - Dokumente, in denen Sie Text markieren und kopieren können, funktionieren viel besser als gescannte Bilder
Gut strukturierte Inhalte - Dokumente mit klaren Überschriften, Abschnitten und nummerierten Listen
Einheitliche Formatierung - Standardschriften und Layouts ohne komplexe Designelemente
Fokussierte Inhalte - Dokumente, die spezifische Themen behandeln, anstatt allgemeine Übersichten
💡 Tipp: Wenn Ihr PDF durch Scannen von Papierdokumenten erstellt wurde, verwenden Sie OCR-Software, um es zuerst in durchsuchbaren Text umzuwandeln. Dies verbessert die Suchgenauigkeit erheblich.
Dokumente, die möglicherweise herausfordernd sind
Gescannte Bilder ohne OCR - Text in Bildern kann nicht gelesen werden
Komplexe Tabellen und Diagramme - Datenintensive Visualisierungen werden möglicherweise nicht korrekt interpretiert
Handschriftliche Notizen - Handschrift wird nicht erkannt
Passwortgeschützte Dateien - Diese können nicht verarbeitet werden
Organisation Ihrer Dokumente
Eine gute Organisation erleichtert das Finden von Antworten und hilft Document IQ, den Kontext zu verstehen.
Verwenden Sie klare, beschreibende Namen
Anstatt... | Versuchen Sie... |
SOP_v3_final.pdf | SOP-Ernteverfahren-2024.pdf |
Document1.docx | Trockenraum-Temperaturrichtlinien.docx |
scan_001.pdf | Health-Canada-Lizenzzertifikat.pdf |
Fügen Sie wichtige Informationen in Dateinamen ein
Dokumenttyp (SOP, Handbuch, Richtlinie, Anleitung)
Thema oder Abteilung
Version oder Datum, falls zutreffend
Halten Sie Dokumente fokussiert
Mehrere fokussierte Dokumente funktionieren besser als ein einziges umfangreiches Dokument. Wenn Sie ein 200-seitiges Betriebshandbuch haben, erwägen Sie, es als separate Abschnitte hochzuladen:
Anbau-SOPs.pdf
Verarbeitungs-SOPs.pdf
Qualitätskontroll-SOPs.pdf
Verpackungs-SOPs.pdf
💬 Effektive Fragen stellen
Die Art, wie Sie Ihre Frage formulieren, beeinflusst direkt die Qualität Ihrer Antwort.
Merkmale guter Fragen
Spezifisch - Fragen Sie jeweils nur zu einem Thema
Klar - Verwenden Sie dieselbe Terminologie wie Ihre Dokumente
Kontextbezogen - Fügen Sie relevante Details hinzu, wenn es hilfreich ist
Beispiele für Fragen
Weniger effektiv | Effektiver | Warum es besser funktioniert |
"Was sind die Regeln?" | "Was sind die Temperaturanforderungen für den Trockenraum?" | Gibt das genaue Thema an |
"Erzählen Sie mir etwas über die Ernte" | "Was ist der schrittweise Prozess für die Ernte von Cannabispflanzen?" | Fragt nach einem bestimmten Informationsformat |
"SOP-Info" | "Welche PSA ist laut unserer Extraktions-SOP erforderlich?" | Bezieht sich auf den Dokumenttyp und das benötigte spezifische Detail |
"Wie lange?" | "Wie lange sollten Pflanzen laut unseren Verfahren im Aushärtungsraum bleiben?" | Bietet Kontext und gibt die Quelle an |
Arten von Fragen, die gut funktionieren
Verfahrensfragen
"Was sind die Schritte zur Desinfektion der Ausrüstung?"
"Wie kalibriere ich das Feuchtigkeitsmessgerät?"
"Was ist der Prozess für den Wareneingang?"
Compliance-Fragen
"Welche Aufzeichnungen müssen für die Abfallentsorgung aufbewahrt werden?"
"Was sind die Sicherheitsanforderungen für den Tresorraum?"
"Wie oft müssen wir eine Bestandsabstimmung durchführen?"
Referenzfragen
"Was ist der akzeptable Luftfeuchtigkeitsbereich für die Lagerung?"
"Wer ist für die Genehmigung von Chargenfreigaben verantwortlich?"
"Welche Schulung ist für neue Mitarbeiter erforderlich?"
💡 Profi-Tipp: Wenn Ihre erste Frage Ihnen nicht das gibt, was Sie brauchen, versuchen Sie, sie umzuformulieren. Verwenden Sie andere Wörter oder fügen Sie mehr Kontext hinzu. Sie können auch Folgefragen stellen, um tiefer in ein Thema einzutauchen.
✨ Tipps für bessere Antworten
Erhalten Sie genauere und nützlichere Antworten mit diesen bewährten Strategien.
Verwenden Sie die Terminologie der Dokumente
Verwenden Sie die gleichen Begriffe wie in Ihren Dokumenten. Wenn Ihre SOP "Dekontaminationsverfahren" sagt, verwenden Sie diesen Begriff anstatt "Reinigungsprozess".
Fragen Sie jeweils nur eine Sache
Anstatt "Was sind die Temperatur-, Feuchtigkeits- und Lichtanforderungen für den Blütenraum?" versuchen Sie, jede Frage einzeln zu stellen, um detailliertere Antworten zu erhalten.
Beziehen Sie sich auf Dokumenttypen
Die Erwähnung des Dokumenttyps kann helfen, die Suche zu fokussieren:
"Gemäß unseren Qualitäts-SOPs..."
"Basierend auf dem Mitarbeiterhandbuch..."
"Was sagt unsere Sicherheitsrichtlinie über..."
Seien Sie spezifisch darüber, was Sie brauchen
"Listen Sie die Schritte für..." - Ergibt ein nummeriertes Verfahren
"Was ist die Anforderung für..." - Ergibt eine spezifische Regel oder Richtlinie
"Fassen Sie den Abschnitt über... zusammen" - Ergibt einen Überblick
"Was sind alle Instanzen von..." - Ergibt eine umfassende Liste
Verwenden Sie Folgefragen
Nach einer ersten Antwort können Sie Folgefragen stellen, um:
Mehr Details zu einem bestimmten Punkt zu erhalten
Nach verwandten Themen zu fragen
Etwas zu klären, das unklar war
📖 Antworten verstehen
Erfahren Sie, wie Sie die erhaltenen Antworten interpretieren und wann Sie tiefer graben sollten.
Quellenangaben
Document IQ zeigt Ihnen, woher die Antworten stammen. Achten Sie auf:
Dokumentname - Welche Datei die Informationen enthielt
Relevante Abschnitte - Die spezifischen Teile, die verwendet wurden
Überprüfen Sie immer die Quellenverweise, um sicherzustellen, dass die Antwort auf dem richtigen Dokument und Abschnitt basiert.
Wenn die Antwort "Ich weiß es nicht" lautet
Wenn Document IQ keine Antwort finden kann, bedeutet das:
Die Information befindet sich nicht in Ihren hochgeladenen Dokumenten
Die Frage verwendet möglicherweise andere Terminologie als Ihre Dokumente
Das Thema ist möglicherweise über mehrere Dokumente verteilt, sodass es schwer zu verbinden ist
Was Sie tun können:
Versuchen Sie, Ihre Frage mit anderen Wörtern umzuformulieren
Überprüfen Sie, ob das relevante Dokument hochgeladen wurde
Überprüfen Sie Ihr Dokument, um zu bestätigen, dass die Information existiert
Stellen Sie eine spezifischere oder engere Frage
Antworten überprüfen
Document IQ ist darauf ausgelegt, Ihnen beim schnellen Finden von Informationen zu helfen, aber Sie sollten:
Die Quellenangabe überprüfen, um zu bestätigen, dass die Antwort aus dem richtigen Dokument stammt
Das Originaldokument bei kritischen Compliance- oder Sicherheitsentscheidungen überprüfen
Document IQ als Ausgangspunkt verwenden, nicht als letztes Wort bei wichtigen Angelegenheiten
⚠️ Wichtig: Überprüfen Sie kritische Compliance-, Sicherheits- oder Rechtsinformationen immer durch direkte Überprüfung des Quelldokuments. Document IQ ist ein Produktivitätswerkzeug, kein Ersatz für eine sorgfältige Dokumentenprüfung.
❓ Fehlerbehebung
Schnelle Lösungen für häufige Probleme.
Ich erhalte keine relevanten Antworten
Versuchen Sie diese Lösungen:
Formulieren Sie Ihre Frage mit Wörtern aus Ihren tatsächlichen Dokumenten um
Seien Sie spezifischer darüber, welche Informationen Sie benötigen
Überprüfen Sie, ob das relevante Dokument hochgeladen und verarbeitet wurde
Unterteilen Sie komplexe Fragen in einfachere Einzelthemen-Fragen
Die Antwort ist unvollständig
Was Sie tun können:
Stellen Sie eine Folgefrage für mehr Details
Formulieren Sie spezifischer, welche Informationen Sie benötigen
Überprüfen Sie, ob die Informationen über mehrere Dokumente verteilt sind
Dokument-Upload fehlgeschlagen
Häufige Ursachen und Lösungen:
Datei zu groß - Versuchen Sie, sie in kleinere Dokumente aufzuteilen
Nicht unterstütztes Format - Konvertieren Sie zu PDF, DOCX oder TXT
Passwortgeschützt - Entfernen Sie den Passwortschutz vor dem Hochladen
Beschädigte Datei - Versuchen Sie, das Dokument erneut zu exportieren oder zu speichern
Antworten verweisen auf das falsche Dokument
Lösungen:
Verwenden Sie spezifischere Terminologie in Ihrer Frage
Beziehen Sie sich in Ihrer Frage auf den Dokumenttyp oder -namen
Überprüfen Sie die Dokumentnamen, um sicherzustellen, dass sie beschreibend und eindeutig sind
Suche ist langsam
Tipps zur Verbesserung der Leistung:
Stellen Sie spezifischere Fragen
Entfernen Sie veraltete oder doppelte Dokumente aus Ihrer Bibliothek
Warten Sie, bis die Dokumentenverarbeitung abgeschlossen ist, bevor Sie suchen
Ich kann nicht auf Document IQ zugreifen
Diese Funktion erfordert eine Berechtigung. Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, um Zugang zu Document IQ anzufordern.
💬 Immer noch Probleme? Kontaktieren Sie den GrowerIQ-Support und geben Sie Folgendes an:
Die Frage, die Sie gestellt haben
Welche Antwort Sie erhalten haben (oder erwartet haben)
Den Namen des Dokuments, das die Antwort enthalten sollte
Unser Team hilft Ihnen gerne, das Beste aus Document IQ herauszuholen.