Sie können Ihre Dokumente zu SOPs (Standard Operating Procedures, Standardanwendungsverfahren) hochladen und sie einem Benutzer als Schulungsmaterial zuweisen. So können Sie neue Benutzer auf organisierte Weise in die Arbeit einführen.
Sobald einem Benutzer Schulungsmaterial zugewiesen wurde, liest er das Dokument und unterschreibt es. Damit bestätigt er, das Dokument gelesen und verstanden zu haben.
Hinweis: Muss ein Dokument nicht als Schulungsmaterial zugewiesen werden, laden Sie es stattdessen als Dokument zum Geschäftsbetrieb hoch.
In diesem Artikel finden Sie:
Hochladen eines SOP-Dokuments
Gehen Sie zu Dokumente > SOP-Schulung und klicken Sie dann auf SOP hochladen.
Im angezeigten Dialogfenster können Sie entweder auf Datei hochladen klicken oder die Datei aus Ihrem Dateisystem in das entsprechende Feld zum Hochladen ziehen. Akzeptiert werden PDF- und Bilddateien.
Wurde die Datei erfolgreich hochgeladen, ist sie gelistet. Um das Verzeichnis zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche x und wählen Sie eine andere Datei aus.
Klicken Sie auf WEITER und geben Sie dann die erforderlichen Informationen zum Dokument ein:
Name: Der Name des Dokuments, wie er Benutzern angezeigt wird.
Abteilung: Die Abteilung, für die diese SOP gilt (für Ihre eigene Referenz).
Genehmigungsdatum: Klicken Sie auf die Kalenderschaltfläche am Ende des Felds, um das Datum auszuwählen, an dem diese SOP genehmigt wurde.
Datum des Inkrafttretens: Klicken Sie auf die Kalenderschaltfläche am Ende des Felds, um das Datum auszuwählen, an dem diese SOP in Kraft trat/treten wird.
Fälligkeitsdatum der Überprüfung: Klicken Sie auf die Kalenderschaltfläche am Ende des Felds, um das Datum auszuwählen, an dem diese SOP überprüft werden muss.
Genehmigungsdatum der Überprüfung: Klicken Sie auf die Kalenderschaltfläche am Ende des Felds, um das Datum auszuwählen, an dem die Überprüfung dieser SOP genehmigt werden muss.
Beschreibung: Eine Beschreibung von Inhalt und Zweck des Dokuments.
Klicken Sie auf Weiter und wählen Sie den/die Benutzer aus, dem/denen Sie das Dokument als Pflichtlektüre zuweisen möchten. Klicken Sie auf ASSIGN, um das SOP-Dokument hochzuladen und zuzuweisen.
Lesen und Signieren eines SOP-Dokuments
Gehen Sie zu Dokumente > SOP-Schulung und klicken Sie dann auf das Dokument, das Ihnen zugewiesen wurde.
Klicken Sie auf Dokument anzeigen. Haben Sie es gelesen und verstanden, scrollen Sie nach unten zur Registerkarte Informationen. Geben Sie Ihr Passwort in das Feld Passwort ein und klicken Sie auf ABSENDEN, um es abzuzeichnen.
Verwalten eines SOP-Dokuments
Gehen Sie zu Dokumente > SOP-Schulung und klicken Sie auf das Dokument, das Sie verwalten möchten.
Zugewiesene Benutzer anzeigen
Auf der Registerkarte Aufgaben sehen Sie eine Liste der Benutzer, denen das Dokument als Pflichtlektüre zugewiesen wurde, sowie ob und wann sie es abgezeichnet haben.
Sie können neben einem Benutzer auf Aufgabenzuteilung aufheben klicken, wenn ihm das Dokument versehentlich zugewiesen wurde.
SOP-Dokumentaktionen
Dokument ansehen
Klicken Sie auf das Dokument, um es zu öffnen. Verfügt Ihr Browser über eine integrierte Vorschaufunktion, wird das Dokument in einem neuen Browser-Fenster geöffnet, andernfalls werden Sie aufgefordert, es herunterzuladen.
Neue Version hochladen
Hier können Sie eine neue Version des Dokuments hochladen, um die vorhandene Version zu ersetzen. Der Vorgang zum Hochladen ist der gleiche wie der zum Hochladen des Originaldokuments. Das Originaldokument wird dann archiviert und erscheint auf der Registerkarte „Versionen“ unten auf der Seite.
Benutzer zuweisen
Hier können Sie das Dokument einem Benutzer als Pflichtlektüre zuweisen. Im nächsten Abschnitt wird beschrieben, wie Benutzer das Dokument abzeichnen können, wenn sie es gelesen haben.
Archiv
Ist das Dokument nicht mehr relevant, können Sie es archivieren. Setzen Sie den Status auf „archiviert“, werden die anderen Aktionsschaltflächen ausgeblendet, zugewiesene Benutzer können das Dokument nach dem Lesen aber immer noch abzeichnen. Es wird weiterhin auf der Seite des SOP-Speichers angezeigt, aber als archiviert markiert.
Anzeigen von Informationen zu allen Dokumenten
Um eine Liste aller Aktionen anzuzeigen, die an sämtlichen Dokumenten durchgeführt wurden, gehen Sie zu Dokumente > SOP-Schulung und klicken Sie dann auf SOP-Protokoll.
Um eine Liste aller Abzeichnungsdaten von Benutzern anzuzeigen, die einem beliebigen Dokument zugewiesen sind, gehen Sie zu Dokumente > SOP-Schulung und klicken Sie dann auf Signaturprotokoll.