Document IQ - Consejos y solución de problemas
🎯 Cómo obtener los mejores resultados
Document IQ le ayuda a encontrar respuestas en sus documentos cargados rápidamente. Cuanto mejor organice sus documentos y formule sus preguntas, más útiles serán sus respuestas.
Esta guía cubre:
Qué tipos de documentos funcionan mejor - formatos de archivo y contenido con buen rendimiento
Cómo hacer preguntas efectivas - obtenga respuestas precisas más rápido
Comprender las respuestas - citas de fuentes y niveles de confianza
Organización de documentos - nomenclatura y categorización para una mejor búsqueda
Problemas comunes - soluciones a problemas frecuentes
📄 Mejores prácticas para documentos
Configurar correctamente su biblioteca de documentos desde el principio ahorra tiempo y mejora la calidad de las respuestas.
Tipos de archivo compatibles
Tipo de archivo | Mejor para | Notas |
POE, manuales, informes, certificados | Funciona mejor cuando el texto es seleccionable (no imágenes escaneadas) | |
DOCX | Procedimientos, políticas, guías | Excelente reconocimiento de texto |
TXT | Documentos de texto simple, notas | Procesamiento más rápido |
Documentos que funcionan mejor
PDF basados en texto - Los documentos donde puede resaltar y copiar texto funcionan mucho mejor que las imágenes escaneadas
Contenido bien estructurado - Documentos con encabezados claros, secciones y listas numeradas
Formato consistente - Fuentes y diseños estándar sin elementos de diseño complejos
Contenido enfocado - Documentos que cubren temas específicos en lugar de descripciones generales
💡 Consejo: Si su PDF fue creado escaneando documentos en papel, utilice software de OCR para convertirlo a texto con capacidad de búsqueda primero. Esto mejora drásticamente la precisión de la búsqueda.
Documentos que pueden ser problemáticos
Imágenes escaneadas sin OCR - El texto en imágenes no puede ser leído
Tablas y gráficos complejos - Los elementos visuales con muchos datos pueden no interpretarse correctamente
Notas escritas a mano - La escritura a mano no se reconoce
Archivos protegidos con contraseña - Estos no pueden ser procesados
Organización de sus documentos
Una buena organización facilita encontrar respuestas y ayuda a Document IQ a comprender el contexto.
Use nombres claros y descriptivos
En lugar de... | Pruebe... |
SOP_v3_final.pdf | SOP-Procedimientos-Cosecha-2024.pdf |
Document1.docx | Directrices-Temperatura-Sala-Secado.docx |
scan_001.pdf | Certificado-Licencia-Health-Canada.pdf |
Incluya información clave en los nombres de archivo
Tipo de documento (POE, Manual, Política, Guía)
Tema o departamento
Versión o fecha si corresponde
Mantenga los documentos enfocados
Varios documentos enfocados funcionan mejor que un documento masivo. Si tiene un manual de operaciones de 200 páginas, considere cargarlo como secciones separadas:
POE-Cultivo.pdf
POE-Procesamiento.pdf
POE-Control-Calidad.pdf
POE-Empaquetado.pdf
💬 Cómo hacer preguntas efectivas
La forma en que formula su pregunta afecta directamente la calidad de su respuesta.
Características de una buena pregunta
Específica - Pregunte sobre un tema a la vez
Clara - Use la misma terminología que sus documentos
Contextual - Incluya detalles relevantes cuando sea útil
Ejemplos de preguntas
Menos efectiva | Más efectiva | Por qué funciona mejor |
"¿Cuáles son las reglas?" | "¿Cuáles son los requisitos de temperatura para la sala de secado?" | Especifica el tema exacto |
"Hábleme sobre la cosecha" | "¿Cuál es el proceso paso a paso para cosechar plantas de cannabis?" | Solicita un formato de información específico |
"Información de POE" | "¿Qué EPP se requiere según nuestro POE de extracción?" | Hace referencia al tipo de documento y al detalle específico necesario |
"¿Cuánto tiempo?" | "¿Cuánto tiempo deben permanecer las plantas en la sala de curado según nuestros procedimientos?" | Proporciona contexto y especifica la fuente |
Tipos de preguntas que funcionan bien
Preguntas de procedimiento
"¿Cuáles son los pasos para desinfectar el equipo?"
"¿Cómo calibro el medidor de humedad?"
"¿Cuál es el proceso para recibir inventario?"
Preguntas de cumplimiento
"¿Qué registros deben mantenerse para la eliminación de residuos?"
"¿Cuáles son los requisitos de seguridad para la bóveda?"
"¿Con qué frecuencia debemos realizar la conciliación de inventario?"
Preguntas de referencia
"¿Cuál es el rango de humedad aceptable para el almacenamiento?"
"¿Quién es responsable de aprobar las liberaciones de lotes?"
"¿Qué formación se requiere para los nuevos empleados?"
💡 Consejo profesional: Si su primera pregunta no le da lo que necesita, intente reformularla. Use palabras diferentes o añada más contexto. También puede hacer preguntas de seguimiento para profundizar en un tema.
✨ Consejos para mejores respuestas
Obtenga respuestas más precisas y útiles con estas estrategias probadas.
Use la terminología de los documentos
Use las mismas palabras que aparecen en sus documentos. Si su POE dice "procedimiento de descontaminación", use esa frase en lugar de "proceso de limpieza".
Pregunte una cosa a la vez
En lugar de "¿Cuáles son los requisitos de temperatura, humedad e iluminación para la sala de flores?", intente preguntar cada uno por separado para obtener respuestas más detalladas.
Haga referencia a tipos de documentos
Mencionar el tipo de documento puede ayudar a enfocar la búsqueda:
"Según nuestros POE de calidad..."
"Basándose en el manual del empleado..."
"¿Qué dice nuestra política de seguridad sobre..."
Sea específico sobre lo que necesita
"Liste los pasos para..." - Obtiene un procedimiento numerado
"¿Cuál es el requisito para..." - Obtiene una regla o directriz específica
"Resuma la sección sobre..." - Obtiene una visión general
"¿Cuáles son todas las instancias de..." - Obtiene una lista completa
Use preguntas de seguimiento
Después de obtener una respuesta inicial, puede hacer preguntas de seguimiento para:
Obtener más detalles sobre un punto específico
Preguntar sobre temas relacionados
Aclarar algo que no quedó claro
📖 Comprender las respuestas
Sepa cómo interpretar las respuestas que recibe y cuándo profundizar más.
Citas de fuentes
Document IQ le muestra de dónde provienen las respuestas. Busque:
Nombre del documento - Qué archivo contenía la información
Secciones relevantes - Las partes específicas que se utilizaron
Siempre revise las referencias de la fuente para verificar que la respuesta se basa en el documento y la sección correctos.
Cuando la respuesta dice "No lo sé"
Si Document IQ no puede encontrar una respuesta, significa que:
La información no está en sus documentos cargados
La pregunta podría usar terminología diferente a la de sus documentos
El tema puede estar distribuido en varios documentos de una manera difícil de conectar
Qué hacer:
Intente reformular su pregunta usando palabras diferentes
Verifique que el documento relevante haya sido cargado
Revise su documento para confirmar que la información existe
Haga una pregunta más específica o más concreta
Verificación de respuestas
Document IQ está diseñado para ayudarle a encontrar información rápidamente, pero usted debe:
Verificar la cita de la fuente para confirmar que la respuesta proviene del documento correcto
Revisar el documento original para decisiones críticas de cumplimiento o seguridad
Usar Document IQ como punto de partida, no como la palabra final en asuntos importantes
⚠️ Importante: Siempre verifique la información crítica de cumplimiento, seguridad o legal revisando el documento fuente directamente. Document IQ es una herramienta de productividad, no un sustituto de la revisión cuidadosa de documentos.
❓ Solución de problemas
Soluciones rápidas a problemas comunes.
No estoy obteniendo respuestas relevantes
Pruebe estas soluciones:
Reformule su pregunta usando palabras de sus documentos reales
Sea más específico sobre qué información necesita
Verifique que el documento relevante haya sido cargado y procesado
Divida las preguntas complejas en preguntas más simples de un solo tema
La respuesta está incompleta
Qué hacer:
Haga una pregunta de seguimiento para obtener más detalles
Reformule para ser más específico sobre la información que necesita
Verifique si la información está distribuida en varios documentos
La carga del documento falló
Causas comunes y soluciones:
Archivo demasiado grande - Intente dividirlo en documentos más pequeños
Formato no compatible - Convierta a PDF, DOCX o TXT
Protegido con contraseña - Elimine la protección con contraseña antes de cargar
Archivo corrupto - Intente re-exportar o volver a guardar el documento
Las respuestas hacen referencia al documento incorrecto
Soluciones:
Use terminología más específica en su pregunta
Haga referencia al tipo o nombre del documento en su pregunta
Revise los nombres de los documentos para asegurarse de que sean descriptivos y distintos
La búsqueda es lenta
Consejos para mejorar el rendimiento:
Haga preguntas más específicas
Elimine documentos obsoletos o duplicados de su biblioteca
Espere a que se complete el procesamiento del documento antes de buscar
No puedo acceder a Document IQ
Esta función requiere permiso. Contacte a su administrador del sistema para solicitar acceso a Document IQ.
💬 ¿Sigue atascado? Contacte al soporte de GrowerIQ e incluya:
La pregunta que hizo
Qué respuesta recibió (o esperaba)
El nombre del documento que debería contener la respuesta
Nuestro equipo estará encantado de ayudarle a sacar el máximo provecho de Document IQ.