Puede cargar sus documentos de procedimientos normalizados de trabajo (SOP) y asignarlos como materiales de lectura para un usuario determinado. Es ideal para poner al día a los nuevos usuarios de forma organizada.
Una vez que se asigna una lectura a un usuario, este procede a leer y firmar el documento para indicar que lo ha leído y comprendido.
Nota: Si los documentos no necesitan asignarse como lectura, cárguelos en su lugar como documento de operación comercial.
En este artículo:
Subir un documento SOP
Vaya a Documentos > SOP Formación y haga clic en Subir SOP.
Dentro de la ventana emergente, puede hacer clic en Cargar archivo o arrastre el archivo desde su sistema de archivos al cuadro Cargar. Se aceptan PDF y archivos de imagen.
Si el archivo se sube correctamente, aparecerá en la lista. Para cambiar el archivo, haz clic en el botón x y elige otro archivo.
Haga clic en SIGUIENTE y, luego, introduzca la información necesaria sobre el documento:
Nombre: El nombre del documento tal y como lo verán los usuarios.
Departamento: El departamento al que corresponde este SOP (para su propia referencia).
Fecha de aprobación: Haga clic en el botón de calendario al final de la casilla para seleccionar la fecha en que se aprobó este SOP.
Fecha de entrada en vigor: Haga clic en el botón de calendario al final de la casilla para seleccionar la fecha en que este SOP entró o entrará en vigor.
Fecha límite de revisión: Haga clic en el botón del calendario situado al final de la casilla para seleccionar la fecha en que deberá revisarse este SOP.
Fecha de aprobación de la revisión: Haga clic en el botón del calendario situado al final de la casilla para seleccionar la fecha en que deberá aprobarse la revisión de este SOP.
Descripción: La Descripción del contenido y finalidad del documento.
Haga clic en Siguiente y seleccione a continuación el usuario o usuarios a los que se asignará el documento como lectura obligatoria. Haga clic en ASIGNAR para subir y asignar el documento SOP.
Lectura y firma de un documento SOP
Vaya a Documentos > Formación SOP y, a continuación, haga clic en el documento que se le asignó.
Haga clic en Ver documento. Una vez que lo hayas leído y comprendido, desplázate hasta la pestaña Información. Introduzca su contraseña en la casilla Contraseña y haga clic en ENVIAR para confirmarla.
Gestión de un documento SOP
Vaya a Documentos > Formación SOP y luego, haga clic en el documento que desee gestionar.
Visualización de usuarios asignados
En la pestaña Asignaciones, se presenta un listado de los usuarios que han sido designados para leer el documento de manera obligatoria, junto con la fecha de su firma en caso de haberla realizado.
Si a un usuario se le ha asignado el documento por error, puede hacer clic en Anular asignación que se muestra junto a su nombre.
Acciones del documento SOP
Ver documento
Haz clic para abrir el documento. Si su navegador cuenta con una opción incorporada para previsualizar el documento, se abrirá automáticamente en una pestaña nueva; en caso contrario, se solicitará su descarga.
Subir nueva versión
Use esta opción para cargar una nueva versión del documento para sustituir la versión existente. El procedimiento de carga es el mismo que para subir el documento original. El documento original se archivará y aparecerá en la pestaña Versiones, en la parte inferior de la página.
Asignar usuario
Sirve para asignar el documento como lectura obligatoria para un usuario. En la siguiente sección se describe cómo pueden cerrar la sesión los usuarios una vez finalizada la lectura.
Archivo
Si el documento ya no es relevante, puedes archivarlo. Al establecer el estado en "archivado" se ocultan los demás botones de acción, sin embargo, los usuarios a los que se les asignó el documento pueden continuar firmando después de haberlo leído. A pesar de que el documento aparecerá en la página del Repositorio SOP, se mostrará como archivado.
Ver información sobre todos los documentos
Para ver una lista de todas las acciones realizadas en todos los documentos, vaya a Documentos > Formación SOP y, a continuación, haga clic en Registro SOP.
Para ver una lista de todas las fechas de aprobación de los usuarios asignados a cualquier documento, vaya a Documentos > Formación SOP y, a continuación, haga clic en Registro de firmas.