Document IQ - Conseils et dépannage
🎯 Obtenir les meilleurs résultats
Document IQ vous aide à trouver rapidement des réponses dans vos documents téléversés. Mieux vous organisez vos documents et formulez vos questions, plus vos réponses seront utiles.
Ce guide couvre :
Quels types de documents fonctionnent le mieux - formats de fichiers et contenu qui performent bien
Comment poser des questions efficaces - obtenez des réponses précises plus rapidement
Comprendre les réponses - citations des sources et niveaux de confiance
Organisation des documents - nommage et catégorisation pour une meilleure recherche
Problèmes courants - solutions aux problèmes fréquents
📄 Meilleures pratiques pour les documents
Configurer correctement votre bibliothèque de documents dès le départ vous fait gagner du temps et améliore la qualité des réponses.
Types de fichiers pris en charge
Type de fichier | Idéal pour | Notes |
PON, manuels, rapports, certificats | Fonctionne mieux lorsque le texte est sélectionnable (pas des images numérisées) | |
DOCX | Procédures, politiques, guides | Excellente reconnaissance de texte |
TXT | Documents texte simples, notes | Traitement le plus rapide |
Documents qui fonctionnent le mieux
PDF à base de texte - Les documents où vous pouvez surligner et copier le texte performent beaucoup mieux que les images numérisées
Contenu bien structuré - Documents avec des titres clairs, des sections et des listes numérotées
Formatage cohérent - Polices et mises en page standard sans éléments de conception complexes
Contenu ciblé - Documents couvrant des sujets spécifiques plutôt que des aperçus généraux
💡 Conseil : Si votre PDF a été créé en numérisant des documents papier, utilisez un logiciel OCR pour le convertir en texte consultable d'abord. Cela améliore considérablement la précision de la recherche.
Documents qui peuvent être problématiques
Images numérisées sans OCR - Le texte dans les images ne peut pas être lu
Tableaux et graphiques complexes - Les visuels riches en données peuvent ne pas être interprétés correctement
Notes manuscrites - L'écriture manuscrite n'est pas reconnue
Fichiers protégés par mot de passe - Ceux-ci ne peuvent pas être traités
Organiser vos documents
Une bonne organisation facilite la recherche de réponses et aide Document IQ à comprendre le contexte.
Utilisez des noms clairs et descriptifs
Au lieu de... | Essayez... |
PON_v3_final.pdf | PON-Procédures-Récolte-2024.pdf |
Document1.docx | Lignes-directrices-Température-Salle-Séchage.docx |
scan_001.pdf | Certificat-Licence-Santé-Canada.pdf |
Incluez les informations clés dans les noms de fichiers
Type de document (PON, Manuel, Politique, Guide)
Sujet ou département
Version ou date si applicable
Gardez les documents ciblés
Plusieurs documents ciblés performent mieux qu'un seul document massif. Si vous avez un manuel d'opérations de 200 pages, envisagez de le téléverser en sections séparées :
PON-Culture.pdf
PON-Transformation.pdf
PON-Contrôle-Qualité.pdf
PON-Emballage.pdf
💬 Poser des questions efficaces
La façon dont vous formulez votre question affecte directement la qualité de votre réponse.
Caractéristiques d'une bonne question
Spécifique - Posez une question sur un sujet à la fois
Claire - Utilisez la même terminologie que vos documents
Contextuelle - Incluez des détails pertinents lorsque c'est utile
Exemples de questions
Moins efficace | Plus efficace | Pourquoi ça fonctionne mieux |
« Quelles sont les règles? » | « Quelles sont les exigences de température pour la salle de séchage? » | Précise le sujet exact |
« Parlez-moi de la récolte » | « Quel est le processus étape par étape pour récolter les plants de cannabis? » | Demande un format d'information spécifique |
« Info PON » | « Quel EPI est requis selon notre PON d'extraction? » | Fait référence au type de document et au détail spécifique recherché |
« Combien de temps? » | « Combien de temps les plants doivent-ils rester dans la salle de maturation selon nos procédures? » | Fournit le contexte et précise la source |
Types de questions qui fonctionnent bien
Questions procédurales
« Quelles sont les étapes pour désinfecter l'équipement? »
« Comment calibrer l'humidimètre? »
« Quel est le processus pour recevoir l'inventaire? »
Questions de conformité
« Quels registres doivent être conservés pour l'élimination des déchets? »
« Quelles sont les exigences de sécurité pour la voûte? »
« À quelle fréquence devons-nous effectuer la réconciliation de l'inventaire? »
Questions de référence
« Quelle est la plage d'humidité acceptable pour l'entreposage? »
« Qui est responsable d'approuver les libérations de lots? »
« Quelle formation est requise pour les nouveaux employés? »
💡 Conseil de pro : Si votre première question ne vous donne pas ce dont vous avez besoin, essayez de la reformuler. Utilisez des mots différents ou ajoutez plus de contexte. Vous pouvez également poser des questions de suivi pour approfondir un sujet.
✨ Conseils pour de meilleures réponses
Obtenez des réponses plus précises et utiles avec ces stratégies éprouvées.
Utilisez la terminologie des documents
Utilisez les mêmes mots que ceux utilisés dans vos documents. Si votre PON dit « procédure de décontamination », utilisez cette expression plutôt que « processus de nettoyage ».
Posez une question à la fois
Au lieu de « Quelles sont les exigences de température, d'humidité et d'éclairage pour la salle de floraison? », essayez de poser chaque question séparément pour des réponses plus détaillées.
Faites référence aux types de documents
Mentionner le type de document peut aider à cibler la recherche :
« Selon nos PON de qualité... »
« D'après le manuel de l'employé... »
« Que dit notre politique de sécurité concernant... »
Soyez précis sur ce dont vous avez besoin
« Énumérez les étapes pour... » - Obtient une procédure numérotée
« Quelle est l'exigence pour... » - Obtient une règle ou une directive spécifique
« Résumez la section sur... » - Obtient un aperçu
« Quelles sont toutes les instances de... » - Obtient une liste exhaustive
Utilisez les questions de suivi
Après avoir obtenu une réponse initiale, vous pouvez poser des questions de suivi pour :
Obtenir plus de détails sur un point spécifique
Poser des questions sur des sujets connexes
Clarifier quelque chose qui n'était pas clair
📖 Comprendre les réponses
Sachez comment interpréter les réponses que vous recevez et quand approfondir.
Citations des sources
Document IQ vous montre d'où proviennent les réponses. Recherchez :
Nom du document - Quel fichier contenait l'information
Sections pertinentes - Les parties spécifiques qui ont été utilisées
Examinez toujours les références des sources pour vérifier que la réponse est basée sur le bon document et la bonne section.
Quand la réponse dit « Je ne sais pas »
Si Document IQ ne peut pas trouver de réponse, cela signifie :
L'information n'est pas dans vos documents téléversés
La question utilise peut-être une terminologie différente de celle de vos documents
Le sujet est peut-être réparti dans plusieurs documents d'une manière difficile à relier
Que faire :
Essayez de reformuler votre question en utilisant des mots différents
Vérifiez que le document pertinent a été téléversé
Examinez votre document pour confirmer que l'information existe
Posez une question plus spécifique ou plus ciblée
Vérifier les réponses
Document IQ est conçu pour vous aider à trouver rapidement des informations, mais vous devriez :
Vérifier la citation de la source pour confirmer que la réponse provient du bon document
Examiner le document original pour les décisions critiques de conformité ou de sécurité
Utiliser Document IQ comme point de départ, pas comme le mot final sur les questions importantes
⚠️ Important : Vérifiez toujours les informations critiques de conformité, de sécurité ou juridiques en examinant directement le document source. Document IQ est un outil de productivité, pas un remplacement pour un examen attentif des documents.
❓ Dépannage
Solutions rapides aux problèmes courants.
Je n'obtiens pas de réponses pertinentes
Essayez ces solutions :
Reformulez votre question en utilisant des mots de vos documents réels
Soyez plus précis sur les informations dont vous avez besoin
Vérifiez que le document pertinent a été téléversé et traité
Divisez les questions complexes en questions plus simples sur un seul sujet
La réponse est incomplète
Que faire :
Posez une question de suivi pour plus de détails
Reformulez pour être plus précis sur l'information dont vous avez besoin
Vérifiez si l'information est répartie dans plusieurs documents
Le téléversement du document a échoué
Causes courantes et solutions :
Fichier trop volumineux - Essayez de le diviser en documents plus petits
Format non pris en charge - Convertissez en PDF, DOCX ou TXT
Protégé par mot de passe - Supprimez la protection par mot de passe avant le téléversement
Fichier corrompu - Essayez de réexporter ou de réenregistrer le document
Les réponses font référence au mauvais document
Solutions :
Utilisez une terminologie plus précise dans votre question
Faites référence au type ou au nom du document dans votre question
Examinez les noms de documents pour vous assurer qu'ils sont descriptifs et distincts
La recherche est lente
Conseils pour améliorer les performances :
Posez des questions plus précises
Supprimez les documents obsolètes ou en double de votre bibliothèque
Attendez que le traitement des documents soit terminé avant de faire une recherche
Je ne peux pas accéder à Document IQ
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