Vous pouvez charger vos documents de procédures opérationnelles normalisées (PON) et les attribuer comme lectures à un utilisateur. Ceci est idéal pour permettre aux nouveaux utilisateurs de se familiariser avec le système d'une manière organisée.
Une fois qu'un utilisateur s'est vu attribuer une lecture, il lit le document et le signe pour indiquer qu'il l'a lu et compris.
Remarque: Si les documents ne doivent pas être attribués à une lecture, chargez-les plutôt en tant que document d'opération commerciale.
Dans cet article :
Chargement d'un document PON
Allez dans Documents > Formation PON, puis cliquez sur Charger PON.
Dans la fenêtre modale qui s'affiche, vous pouvez soit cliquer sur Charger le fichier, soit faire glisser le fichier de votre système de fichiers dans le champ Chargement. Les PDF et les fichiers images sont acceptés.
Si le fichier est chargé avec succès, il sera répertorié. Pour changer de fichier, cliquez sur le bouton x et choisissez un autre fichier.
Cliquez sur SUIVANT, puis saisissez les informations requises concernant le document :
Nom: Le nom du document tel qu'il apparaîtra aux utilisateurs.
Département: Le département auquel s'applique cette PON (pour votre propre référence).
Date d'approbation : Cliquez sur le bouton calendrier à la fin du champ pour sélectionner la date à laquelle cette PON a été approuvée.
Date d'entrée en vigueur: Cliquez sur le bouton calendrier à la fin du champ pour sélectionner la date à laquelle cette PON a été/sera mise en vigueur.
Date d'échéance de la révision : Cliquez sur le bouton calendrier à la fin du champ pour sélectionner la date à laquelle cette PON devra être révisée.
Date d'approbation de la révision : Cliquez sur le bouton calendrier à la fin du champ pour sélectionner la date à laquelle la révision de cette PON devra être approuvée.
Description: Description du contenu et de l'objectif du document.
Cliquez sur Suivant, puis sélectionnez le(s) utilisateur(s) à qui attribuer le document en tant que lecture obligatoire. Cliquez sur ATTRIBUER pour charger et attribuer le document PON.
Lecture et signature d'un document PON
Allez dans Documents > Formation PON, puis cliquez sur le document qui vous a été attribué.
Cliquez sur Afficher le document. Une fois que vous l'avez lu et compris, descendez jusqu'à l'onglet Info. Saisissez votre mot de passe dans le champ Mot de passe et cliquez sur SOUMETTRE pour approuver la demande.
Gestion d'un document PON
Allez dans Documents > Formation PON, puis cliquez sur le document que vous souhaitez gérer.
Visualisation des utilisateurs attribués
Sous l'onglet Attributions, vous pouvez voir une liste des utilisateurs à qui le document a été attribué comme lecture obligatoire, s'ils l'ont signé et quand ils l'ont signé.
Vous pouvez cliquer sur Désattribuer à côté d'un utilisateur si le document lui a été attribué par erreur.
Actions sur le document PON
Visualiser le document
Cliquez pour ouvrir le document. Si votre navigateur dispose d'un moyen intégré de prévisualisation, il s'ouvrira dans un nouvel onglet, sinon vous serez invité à le télécharger.
Charger une nouvelle version
Cette option permet de charger une nouvelle version du document qui remplacera la version existante. Le processus de chargement est le même que celui du document original. Le document original est alors archivé et apparaît sous l'onglet Versions au bas de la page.
Attribuer un utilisateur
Cette option permet d'attribuer le document comme lecture obligatoire pour un utilisateur. La section suivante décrit comment les utilisateurs peuvent se déconnecter une fois qu'ils ont terminé la lecture.
Archiver
Si le document n'est plus pertinent, vous pouvez l'archiver. Le réglage du statut sur "archivé" masque les autres boutons d'action, mais les utilisateurs attribués à ce document peuvent toujours le signer une fois qu'ils l'ont lu, et le document apparaîtra toujours sur la page du référentiel PON, mais sera marqué comme archivé.
Visualisation d'informations sur tous les documents
Pour afficher une liste de toutes les actions entreprises pour tous les documents, allez dans Documents > Formation PON, puis cliquez sur Registre des PON.
Pour afficher une liste de toutes les dates de signature des utilisateurs attribués à un document, allez dans Documents > Formation PON, puis cliquez sur Registre des signatures.