Document IQ - Dicas e Resolução de Problemas
🎯 Obter os Melhores Resultados
O Document IQ ajuda-o a encontrar respostas nos seus documentos carregados rapidamente. Quanto melhor organizar os seus documentos e formular as suas perguntas, mais úteis serão as suas respostas.
Este guia abrange:
Que tipos de documentos funcionam melhor - formatos de ficheiro e conteúdo com bom desempenho
Como fazer perguntas eficazes - obtenha respostas precisas mais rapidamente
Compreender as respostas - citações de fontes e níveis de confiança
Organização de documentos - nomenclatura e categorização para melhor pesquisa
Problemas comuns - soluções para problemas frequentes
📄 Melhores Práticas para Documentos
Configurar corretamente a sua biblioteca de documentos desde o início poupa tempo e melhora a qualidade das respostas.
Tipos de Ficheiro Suportados
Tipo de Ficheiro | Melhor Para | Notas |
PONs, manuais, relatórios, certificados | Funciona melhor quando o texto é selecionável (não imagens digitalizadas) | |
DOCX | Procedimentos, políticas, guias | Excelente reconhecimento de texto |
TXT | Documentos de texto simples, notas | Processamento mais rápido |
Documentos Que Funcionam Melhor
PDFs baseados em texto - Documentos onde pode realçar e copiar texto têm um desempenho muito melhor do que imagens digitalizadas
Conteúdo bem estruturado - Documentos com títulos claros, secções e listas numeradas
Formatação consistente - Tipos de letra padrão e layouts sem elementos de design complexos
Conteúdo focado - Documentos que abrangem tópicos específicos em vez de visões gerais
💡 Dica: Se o seu PDF foi criado através da digitalização de documentos em papel, utilize software de OCR para convertê-lo em texto pesquisável primeiro. Isto melhora drasticamente a precisão da pesquisa.
Documentos Que Podem Ser Desafiantes
Imagens digitalizadas sem OCR - O texto em imagens não pode ser lido
Tabelas e gráficos complexos - Elementos visuais com muitos dados podem não ser interpretados corretamente
Notas manuscritas - A escrita manual não é reconhecida
Ficheiros protegidos por palavra-passe - Estes não podem ser processados
Organizar os Seus Documentos
Uma boa organização facilita encontrar respostas e ajuda o Document IQ a compreender o contexto.
Utilize Nomes Claros e Descritivos
Em vez de... | Experimente... |
SOP_v3_final.pdf | SOP-Procedimentos-Colheita-2024.pdf |
Document1.docx | Diretrizes-Temperatura-Sala-Secagem.docx |
scan_001.pdf | Certificado-Licenca-Health-Canada.pdf |
Inclua Informações-Chave nos Nomes dos Ficheiros
Tipo de documento (PON, Manual, Política, Guia)
Tópico ou departamento
Versão ou data, se aplicável
Mantenha os Documentos Focados
Vários documentos focados têm melhor desempenho do que um documento massivo. Se tiver um manual de operações de 200 páginas, considere carregá-lo como secções separadas:
PONs-Cultivo.pdf
PONs-Processamento.pdf
PONs-Controlo-Qualidade.pdf
PONs-Embalagem.pdf
💬 Fazer Perguntas Eficazes
A forma como formula a sua pergunta afeta diretamente a qualidade da sua resposta.
Características de Boas Perguntas
Específicas - Pergunte sobre um tópico de cada vez
Claras - Utilize a mesma terminologia dos seus documentos
Contextuais - Inclua detalhes relevantes quando útil
Exemplos de Perguntas
Menos Eficaz | Mais Eficaz | Porque Funciona Melhor |
"Quais são as regras?" | "Quais são os requisitos de temperatura para a sala de secagem?" | Especifica o tópico exato |
"Fale-me sobre colheita" | "Qual é o processo passo a passo para colher plantas de canábis?" | Pede um formato de informação específico |
"Info PON" | "Que EPI é necessário de acordo com o nosso PON de extração?" | Referencia o tipo de documento e o detalhe específico necessário |
"Quanto tempo?" | "Quanto tempo devem as plantas permanecer na sala de cura de acordo com os nossos procedimentos?" | Fornece contexto e especifica a fonte |
Tipos de Perguntas Que Funcionam Bem
Perguntas Procedimentais
"Quais são os passos para higienizar equipamentos?"
"Como calibro o medidor de humidade?"
"Qual é o processo para receber inventário?"
Perguntas de Conformidade
"Que registos devem ser mantidos para eliminação de resíduos?"
"Quais são os requisitos de segurança para o cofre?"
"Com que frequência devemos realizar a reconciliação de inventário?"
Perguntas de Referência
"Qual é o intervalo de humidade aceitável para armazenamento?"
"Quem é responsável por aprovar libertações de lotes?"
"Que formação é necessária para novos funcionários?"
💡 Dica Profissional: Se a sua primeira pergunta não lhe der o que precisa, tente reformulá-la. Utilize palavras diferentes ou adicione mais contexto. Também pode fazer perguntas de seguimento para aprofundar um tópico.
✨ Dicas para Melhores Respostas
Obtenha respostas mais precisas e úteis com estas estratégias comprovadas.
Utilize a Terminologia dos Documentos
Corresponda às palavras utilizadas nos seus documentos. Se o seu PON diz "procedimento de descontaminação", utilize essa frase em vez de "processo de limpeza".
Pergunte Uma Coisa de Cada Vez
Em vez de "Quais são os requisitos de temperatura, humidade e luz para a sala de floração?", tente perguntar cada um separadamente para respostas mais detalhadas.
Referencie Tipos de Documentos
Mencionar o tipo de documento pode ajudar a focar a pesquisa:
"De acordo com os nossos PONs de qualidade..."
"Com base no manual do funcionário..."
"O que diz a nossa política de segurança sobre..."
Seja Específico Sobre o Que Precisa
"Liste os passos para..." - Obtém um procedimento numerado
"Qual é o requisito para..." - Obtém uma regra ou diretriz específica
"Resuma a secção sobre..." - Obtém uma visão geral
"Quais são todas as instâncias de..." - Obtém uma lista abrangente
Utilize Perguntas de Seguimento
Depois de obter uma resposta inicial, pode fazer perguntas de seguimento para:
Obter mais detalhes sobre um ponto específico
Perguntar sobre tópicos relacionados
Esclarecer algo que não ficou claro
📖 Compreender as Respostas
Saiba como interpretar as respostas que recebe e quando aprofundar.
Citações de Fontes
O Document IQ mostra-lhe de onde vêm as respostas. Procure:
Nome do documento - Qual ficheiro continha a informação
Secções relevantes - As partes específicas que foram utilizadas
Reveja sempre as referências de fonte para verificar se a resposta se baseia no documento e secção corretos.
Quando a Resposta Diz "Não Sei"
Se o Document IQ não conseguir encontrar uma resposta, significa:
A informação não está nos seus documentos carregados
A pergunta pode utilizar terminologia diferente dos seus documentos
O tópico pode estar espalhado por vários documentos de uma forma difícil de conectar
O que fazer:
Tente reformular a sua pergunta utilizando palavras diferentes
Verifique se o documento relevante foi carregado
Reveja o seu documento para confirmar que a informação existe
Faça uma pergunta mais específica ou mais restrita
Verificar Respostas
O Document IQ foi concebido para o ajudar a encontrar informação rapidamente, mas deve:
Verificar a citação da fonte para confirmar que a resposta vem do documento correto
Rever o documento original para decisões críticas de conformidade ou segurança
Utilizar o Document IQ como ponto de partida, não como a palavra final em assuntos importantes
⚠️ Importante: Verifique sempre informações críticas de conformidade, segurança ou legais revendo o documento de origem diretamente. O Document IQ é uma ferramenta de produtividade, não um substituto para uma revisão cuidadosa de documentos.
❓ Resolução de Problemas
Soluções rápidas para problemas comuns.
Não estou a obter respostas relevantes
Experimente estas soluções:
Reformule a sua pergunta utilizando palavras dos seus documentos reais
Seja mais específico sobre que informação precisa
Verifique se o documento relevante foi carregado e processado
Divida perguntas complexas em perguntas mais simples de um único tópico
A resposta está incompleta
O que fazer:
Faça uma pergunta de seguimento para mais detalhes
Reformule para ser mais específico sobre a informação que precisa
Verifique se a informação está espalhada por vários documentos
O carregamento do documento falhou
Causas comuns e correções:
Ficheiro muito grande - Tente dividir em documentos mais pequenos
Formato não suportado - Converta para PDF, DOCX ou TXT
Protegido por palavra-passe - Remova a proteção por palavra-passe antes de carregar
Ficheiro corrompido - Tente reexportar ou guardar novamente o documento
As respostas referenciam o documento errado
Soluções:
Utilize terminologia mais específica na sua pergunta
Referencie o tipo ou nome do documento na sua pergunta
Reveja os nomes dos documentos para garantir que são descritivos e distintos
A pesquisa está lenta
Dicas para melhorar o desempenho:
Faça perguntas mais específicas
Remova documentos desatualizados ou duplicados da sua biblioteca
Aguarde que o processamento do documento seja concluído antes de pesquisar
Não consigo aceder ao Document IQ
Esta funcionalidade requer permissão. Contacte o administrador do seu sistema para solicitar acesso ao Document IQ.
💬 Ainda com dificuldades? Contacte o suporte da GrowerIQ e inclua:
A pergunta que fez
Que resposta recebeu (ou esperava)
O nome do documento que deveria conter a resposta
A nossa equipa terá todo o gosto em ajudá-lo a tirar o máximo partido do Document IQ.