Você pode carregar seus documentos de procedimentos operacionais padrão (POP) e atribuí-los como leituras para um usuário. Isso é ótimo para atualizar novos usuários de forma organizada.
Após receber uma leitura, o usuário lê o documento e assina para indicar que o leu e entendeu.
Observação: se os documentos não precisarem ser atribuídos como uma leitura, carregue-os como um documento de operação comercial.
Neste artigo:
Carregando um documento POP
Vá para Documentos > Treinamento de POP e clique em Carregar POP.
Um modal será exibido, onde você pode clicar em Carregar arquivo ou arrastar o arquivo do seu sistema de arquivos para o campo Carregar. PDFs e arquivos de imagem são aceitos.
Se o arquivo for carregado com êxito, ele será listado. Para alterar o arquivado, clique no botão x e escolha outro arquivo.
Clique em PRÓXIMO e insira as informações necessárias sobre o documento:
Nome: O nome do documento como ele aparecerá para os usuários.
Departamento: O departamento ao qual este POP é aplicável (para sua própria referência).
Data de aprovação: Clique no botão do calendário no final do campo para selecionar a data em que este POP foi aprovado.
Data de vigência: Clique no botão do calendário no final do campo para selecionar a data em que este POP foi/será colocado em vigor.
Prazo para revisão: Clique no botão do calendário no final do campo para selecionar a data em que este POP precisará ser revisado.
Data de aprovação da revisão: Clique no botão do calendário no final do campo para selecionar a data em que a revisão deste POP precisará ser aprovada.
Descrição: Uma descrição do conteúdo e da finalidade do documento.
Clique em Próximo e, em seguida, selecione o(s) usuário(s) para atribuir o documento como leitura obrigatória. Clique em ATRIBUIR para carregar e atribuir o documento POP.
Lendo e assinando um documento POP
Vá para Documentos > Treinamento de POP e, em seguida, clique no documento que você recebeu.
Clique em Exibir documento. Após ler e entender o documento, role para baixo até a guia Informações. Digite sua senha no campo Senha e clique em ENVIAR para assiná-lo.
Gerenciando um documento POP
Vá para Documentos > Treinamento de POP e, em seguida, clique no documento que você quer gerenciar.
Visualizado usuários designados
Na guia Atribuições, você pode ver uma lista de usuários aos quais o documento foi atribuído como uma leitura obrigatória, se eles assinaram e quando assinaram.
Você pode clicar em Cancelar atribuição ao lado de um usuário se ele tiver recebido o documento por engano.
Ações do documento POP
Exibir documento
Clique para abrir o documento. Se o seu navegador tiver uma maneira integrada de visualizar o documento, ele será aberto em uma nova guia, caso contrário, você precisará baixá-lo.
Carregar nova versão
Use isso para carregar uma nova versão do documento para substituir a versão existente. O processo de carregar é o mesmo usado para carregar o documento original. O documento original é então arquivado e aparecerá na guia Versões na parte inferior da página.
Atribuir usuário
Use isso para atribuir o documento como leitura obrigatória para um usuário. A próxima seção descreve como os usuários podem assinar após concluir a leitura.
Arquivar
Caso o documento não seja mais relevante, você pode arquivá-lo. Definir o status como "arquivado" oculta os outros botões de ação, mas os usuários designados a ele ainda podem assiná-lo após a leitura, e o documento ainda aparecerá na página Repositório de POP, mas será marcado como arquivado.
Visualizando informações em todos os documentos
Para ver uma lista de todas as ações executadas em todos os documentos, vá para Documentos > Treinamento de POP e clique em Registro de POP.
Para ver uma lista de todas as datas de assinatura de usuários designados a qualquer documento, vá para Documentos > Treinamento de POP e clique em Registro de assinaturas.