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Arbeiten mit Aufgabenvorlagen

Lernen Sie Aufgabenvorlagen kennen

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Verfasst von Customer Success
Vor über einem Monat aktualisiert

Arbeiten mit Aufgabenvorlagen

🎯 Warum das wichtig ist

Viele Betriebsabläufe wiederholen sich - wöchentliche Reinigung, monatliche Geräteüberprüfungen, Checklisten zur Erntevorbereitung. Anstatt jedes Mal dieselben Aufgaben neu zu erstellen, speichern Sie sie als Vorlagen. Das bietet Ihnen:

  • Aufgabenerstellung mit einem Klick - Generieren Sie mehrere Aufgaben sofort

  • Konsistenz - Dieselben Aufgaben, dieselbe Struktur, jedes Mal

  • Integrierte Best Practices - Erfassen Sie, was funktioniert, und verwenden Sie es wieder

  • Schulungswerkzeug - Neue Teammitglieder sehen die richtige Vorgehensweise

📋 Was ist eine Aufgabenvorlage?

Eine Vorlage ist ein gespeicherter Satz von Aufgaben, den Sie verwenden können, um schnell neue Aufgaben zu erstellen. Vorlagen enthalten:

  • Aufgabentitel und -beschreibungen

  • Standardprioritäten

  • Eltern-Kind-Beziehungen (Unteraufgabenstruktur)

  • Relative Zeitplanung (z. B. „Tag 1", „Tag 2" anstelle fester Daten)

Wenn Sie Aufgaben aus einer Vorlage erstellen, können Sie Daten und Zuweisungen für die spezifische Situation anpassen.

🚀 Ihre Vorlagen finden

Greifen Sie jederzeit aus der Aufgabenansicht auf Ihre gespeicherten Vorlagen zu.

  1. Gehen Sie zu Task Management

  2. Klicken Sie auf die Ansicht Aufgaben

  3. Suchen Sie nach der Schaltfläche oder dem Dropdown-Menü Vorlagen

  4. Sie sehen eine Liste der gespeicherten Vorlagen

Vorlageneditor mit Aufgabenauswahl, Dialog „Neue Vorlage erstellen

📝 Eine Vorlage erstellen

Erfassen Sie Ihre besten Arbeitsabläufe einmal, nutzen Sie sie für immer - zwei einfache Methoden zur Auswahl.

Es gibt zwei Möglichkeiten, Vorlagen zu erstellen:

Methode 1: Aus vorhandenen Aufgaben

  1. Wählen Sie die Aufgaben aus, die Sie als Vorlage speichern möchten

  2. Klicken Sie auf Als Vorlage speichern

  3. Geben Sie einen Vorlagennamen ein (z. B. „Wöchentliche Raumreinigung")

  4. Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, die erklärt, wann diese Vorlage verwendet werden soll

  5. Klicken Sie auf Speichern

Methode 2: Aus dem AI Task Planner

  1. Verwenden Sie den AI Task Planner, um Aufgaben zu generieren

  2. Überprüfen und bearbeiten Sie die Vorschläge

  3. Klicken Sie auf Als Vorlage speichern, anstatt nur die Aufgaben zu speichern

  4. Benennen Sie Ihre Vorlage und speichern Sie

💡 Schneller Tipp

Erstellen Sie zuerst Vorlagen für Ihre häufigsten Arbeitsabläufe - diese bringen Ihnen die größte Zeitersparnis.

▶️ Eine Vorlage verwenden

Erstellen Sie Aufgaben aus einer gespeicherten Vorlage mit nur wenigen Klicks:

  1. Öffnen Sie das Menü Vorlagen

  2. Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie verwenden möchten

  3. Überprüfen Sie die Aufgaben, die erstellt werden

  4. Passen Sie die Daten an - legen Sie das Startdatum fest, und die Aufgaben werden entsprechend geplant

  5. Weisen Sie bei Bedarf Teammitglieder zu

  6. Klicken Sie auf Aufgaben erstellen

Alle Vorlagenaufgaben werden auf einmal erstellt und sind bereit für Ihr Team.

✏️ Vorlagen bearbeiten

Wenn sich Ihre Prozesse verbessern, aktualisieren Sie Ihre Vorlagen entsprechend - halten Sie Best Practices aktuell.

Halten Sie Vorlagen aktuell, während sich Ihre Prozesse weiterentwickeln:

  1. Öffnen Sie das Menü Vorlagen

  2. Finden Sie die Vorlage, die Sie bearbeiten möchten

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten

  4. Nehmen Sie Änderungen an Aufgaben, Beschreibungen oder der Struktur vor

  5. Speichern Sie Ihre Änderungen

Was Sie bearbeiten können:

  • Vorlagenname und -beschreibung

  • Einzelne Aufgabentitel und -beschreibungen

  • Standardprioritäten

  • Unteraufgabenstruktur

  • Aufgaben zur Vorlage hinzufügen oder daraus entfernen

⚠️ Hinweis

Das Bearbeiten einer Vorlage ändert keine Aufgaben, die bereits daraus erstellt wurden. Änderungen wirken sich nur auf zukünftige Verwendungen der Vorlage aus.

🗑️ Vorlagen löschen

Räumen Sie veraltete Vorlagen auf, um Ihre Liste fokussiert und nützlich zu halten.

Entfernen Sie Vorlagen, die Sie nicht mehr benötigen:

  1. Öffnen Sie das Menü Vorlagen

  2. Finden Sie die zu löschende Vorlage

  3. Klicken Sie auf Löschen

  4. Bestätigen Sie die Löschung

Das Löschen einer Vorlage hat keinen Einfluss auf Aufgaben, die bereits daraus erstellt wurden.

📚 Vorlagenideen

Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Hier sind bewährte Vorlagen, die für die meisten Cannabisanlagen funktionieren.

Gängige Vorlagen für Cannabisanlagen:

Vorlagenname

Anwendungsfall

Tägliche Raumreinigung

Tägliche Hygieneaufgaben für Anbauraum

Wöchentliche Geräteprüfung

Routinemäßige Geräteinspektionen

Checkliste Erntevorbereitung

Vorbereitungsaufgaben vor der Ernte

Einrichtung neuer Anbauzyklus

Raumvorbereitung für neue Pflanzen

Monatliche Compliance-Überprüfung

Überprüfungen der regulatorischen Compliance

Auftragsabwicklung

Schritte zur Bearbeitung von Kundenbestellungen

Qualitätskontroll-Charge

QK-Prüfungsablauf

✨ Best Practices für Vorlagen

  • Verwenden Sie klare Namen - „Wöchentliche HLK-Wartung" ist besser als „Wartungsvorlage 1"

  • Fügen Sie Beschreibungen hinzu - Erklären Sie, wann und warum jede Vorlage verwendet werden soll

  • Halten Sie Vorlagen fokussiert - Eine Vorlage pro Arbeitsablauf, nicht alles kombiniert

  • Vierteljährlich überprüfen - Aktualisieren Sie Vorlagen, wenn sich Prozesse verbessern

  • Unteraufgaben einbeziehen - Teilen Sie komplexe Arbeit in klare Schritte auf

  • Realistische Standardwerte festlegen - Prioritäten und Zeitplanung, die normalerweise sinnvoll sind

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